Informativa Gestione delle segnalazioni – “Whistleblowing”

La Società Cooperativa SEMI DI SENAPE – Sede legale: VIA ACHILLE SCLAVO, 76 – 15121 ALESSANDRIA (AL)  e Sede operativa: PIAZZA DON ANGELO CAMPORA 72/B– 15121 ALESSANDRIA (AL), P.IVA  02407940069, di seguito anche “Cooperativa”. o “la Società”, adotta un processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni (anche anonime) riguardanti la Società ex D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, inviate da Terzi o da coloro i quali a vario titolo operano per la Società, così come di seguito meglio descritti.  

Il processo è conforme alle novità normative introdotte dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”).

Il processo di gestione delle segnalazioni è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001 della Cooperativa.

Canale di segnalazione

Per l’invio e la gestione delle segnalazioni la Cooperativa utilizza una piattaforma dedicata. Per effettuare una segnalazione a SEMI DI SENAPE accedere al seguente link

https://whistlesblow.it/c/cooperativa-sociale-semi-di-senape

dal sito internet della Cooperativa www.semidisenape.it.

Chi può effettuare una segnalazione

Possono effettuare una segnalazione:

• i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso la Cooperativa;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Cooperativa; soci e coloro i quali operano per la Cooperativa con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

SEMI DI SENAPE auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il Segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima.

Cosa segnalare 

Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a soggetti che operano per la Cooperativa o a Terzi, che possano integrare:

• violazioni del Modello 231 della Società e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o del Codice Etico e/o delle normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, della Società;
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il Segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso Segnalante fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.

Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica. 

Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico.

Canali di segnalazione interni 

Le segnalazioni possono essere inviate tramite: a) la piattaforma dedicata; b) verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione.

Segnalazioni esterne e divulgazione pubblica 

Il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma. La possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:

• ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
• nei casi in cui il Segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
• nei casi in cui il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
• nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Tutela del segnalante

Nel rispetto delle previsioni di legge SEMI DI SENAPE garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato alla Società.

Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla segnalazione, per i dipendenti della Cooperativa viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di tre anni dalla data della segnalazione.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Il Segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito.

Tutela della persona coinvolta

SEMI DI SENAPE tutela i diritti delle Persone Coinvolte, innanzitutto assicurando, per garantire l’appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il principio per cui una persona è autorizzata ad accedere a determinate informazioni solo se necessario – e nei limiti di quanto necessario – per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente.

La Persona Coinvolta viene informata dell’esistenza e del contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all’identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

La Persona Coinvolta ha diritto di essere informata dell’esito dell’istruttoria. Previa valutazione adeguatamente tracciata, l’informativa alla Persona Coinvolta può essere ritardata ovvero non effettuata in tutto o in parte qualora appaia necessario attendere l’azione di pubbliche autorità, o qualora sia ragionevole ritenere che, fornendo l’informativa, possa essere a rischio la riservatezza della identità del Segnalante tutelata secondo legge.

Processo di segnalazione

Le segnalazioni pervenute a SEMI DI SENAPE tramite il canale di segnalazione dedicato sono gestite dall’Organismo di Vigilanza esterno già nominato da SEMI DI SENAPE ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

L’Organismo di Vigilanza esegue le attività istruttorie volte ad accertare la fondatezza o meno dei fatti segnalati.

L’Organismo di Vigilanza gestisce inoltre le segnalazioni relative a violazione o tentata elusione del Modello 231 di SEMI DI SENAPE e/o delle procedure che ne costituiscono attuazione o a violazioni del Codice Etico che hanno o potrebbero avere rilievo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001.

Come effettuare una segnalazione?

1.Accedere al link https://whistlesblow.it/c/cooperativa-sociale-semi-di-senape

2.Procedere con la compilazione di tutti i campi obbligatori (*) indicati nel form scegliendo quindi la modalità di segnalazione:

• anonima;
• non anonima, ma in ogni caso con le garanzie di riservatezza previste dalla legge.

3. Aggiungere nei campi liberi le altre informazioni utili ad assicurare la completezza della segnalazione, anche potendo allegare documentazione a supporto.

4.Al termine della segnalazione, acquisire e conservare le credenziali di accesso necessarie a monitorare lo stato della segnalazione. Queste sono le credenziali di accesso sono generate automaticamente e non possono essere ripristinate o reimpostate.

Informativa dati personali

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003).

Di seguito è possibile consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali.  

***

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679

SEMI DI SENAPE, nell’ambito delle proprie finalità istituzionali e in adempimento agli obblighi previsti dall’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“Regolamento”), Le fornisce informazioni in merito al trattamento dei dati personali da Lei conferiti al fine di segnalare condotte illecite presso la Cooperativa. Si precisa che gli illeciti devono essere conosciuti in virtù del rapporto di lavoro ovvero in occasione dello svolgimento del rapporto di servizio o fornitura o realizzazione di opera in favore di SEMI DI SENAPE ai sensi del D.Lgs. 24/2023 in materia di c.d. “whistleblowing”. 

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento SEMI DI SENAPE – Sede legale: VIA ACHILLE SCLAVO, 76 – 15121 ALESSANDRIA (AL) e Sede operativa: PIAZZA DON ANGELO CAMPORA 72/B– 15121 ALESSANDRIA (AL), P.IVA 02407940069

CATEGORIE DI DATI PERSONALI, FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento in questione comporta il conferimento, tramite compilazione di un form su apposita procedura informatica, di: dati anagrafici, dati di contatto (in caso di segnalazione non anonima), dati sulla qualifica professionale ricoperta e dati e informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita riportata. La predetta piattaforma informatica, https://whistlesblow.it/c/cooperativa-sociale-semi-di-senape, permette la conservazione dei dati presso server dedicati di proprietà del gestore della piattaforma ed è dotata di un protocollo di crittografia che garantisce la segregazione dell’identità del segnalante dal contenuto della segnalazione. Solo ove strettamente necessario ai fini dell’attività di verifica o su istanza degli organi esterni inquirenti, SEMI DI SENAPE, per il tramite del Gestore delle segnalazioni, può, riportando adeguata motivazione, effettuare l’associazione della segnalazione con l’identità del segnalante. In tal caso, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione e tutti i soggetti afferenti SEMI DI SENAPE che eventualmente ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. I dati forniti vengono trattati esclusivamente per l’istruttoria della segnalazione allo scopo di accertare eventuali illeciti. La base giuridica di tale trattamento è quindi rappresentata dall’art. 6, c. 1, lett. c), del Regolamento (UE) 2016/679 (“adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”). Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato, nonché agli ulteriori principi previsti dall’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali verrà effettuato dal Gestore delle segnalazioni individuato nell’Organismo di Vigilanza esterno già nominato da SEMI DI SENAPE ai sensi del D.Lgs. 231/2001, nonché, eventualmente, da ulteriori soggetti afferenti SEMI DI SENAPE che dovranno essere coinvolti sulla base di quanto previsto dalla procedura SEMI DI SENAPE di gestione delle segnalazioni in materia di whistleblowing, nel loro ruolo di autorizzati al trattamento. Il trattamento sarà effettuato con l’utilizzo di procedure anche informatizzate, dotate di strumenti di crittografia per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.

TEMPI DI CONSERVAZIONE

I dati personali verranno conservati per 5 anni a decorrere dalla raccolta e comunque per tutta la durata dell’eventuale procedimento disciplinare o penale.

DESTINATARI E CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Oltre all’Organismo di Vigilanza di SEMI DI SENAPE quale gestore delle segnalazioni specificamente nominato Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. art. 28 Regolamento (UE) 2016/679, potranno trattare i dati personali anche soggetti interni a SEMI DI SENAPE specificatamente autorizzati e altri soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto di SEMI DI SENAPE nella loro qualità di Responsabili del trattamento (ad esempio, Studi Legali, provider della piattaforma). Nei casi previsti dalla normativa, i dati personali potranno essere comunicati all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), all’autorità giudiziaria ordinaria o all’autorità giudiziaria contabile. Si potrà altresì procedere alla comunicazione all’autorità giudiziaria ordinaria qualora l’Ateneo intenda procedere nei confronti del segnalante per calunnia o diffamazione.

CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI E MODALITÀ DI ESERCIZIO

In qualità di interessato, ha diritto di ottenere da SEMI DI SENAPE, nei casi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, l’accesso ai dati personali, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento ovvero di opporsi al trattamento medesimo (artt. 15 e ss. del Regolamento). La richiesta potrà essere presentata, senza alcuna formalità, scrivendo direttamente all’indirizzo di posta elettronica dpo@semidisenape.it ovvero inviando una comunicazione al seguente recapito: SEMI DI SENAPE Via PIAZZA DON ANGELO CAMPORA 72/B– 15121 ALESSANDRIA (AL) c.a. DPO. Gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 hanno, inoltre, il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Testo aggiornato al: 15/05/2024